Samoobslužný check-in v hotelu – je to bezpečné řešení?

Smartphony a digitalizace se staly nedílnou součástí našeho života. Vlastníci hotelů a apartmánů by měli vyjít vstříc moderním cestovatelům zaváděním nových řešení. Plní samoobslužné přihlášení svou roli?

Dostupnost leteckých či železničních spojů způsobuje, že hosté přijíždějí do objektu v různých časech. Flexibilita je základ a možnost vzdáleného přihlášení řeší otázku check-inu mimo určené hodiny. Tato možnost je totiž k dispozici nepřetržitě.

Jak mohou hotely zefektivnit a optimalizovat své procesy a zároveň zlepšit obsluhu hostů i jejich celkový dojem z pobytu v hotelu?

Samoobslužné přihlášení — nejoblíbenější řešení

Stále více hotelů, condohotelů či objektů s rekreačními apartmány zařazuje do své nabídky možnost samoobslužného přihlášení a odhlášení. Podívejme se blíže na nejčastější řešení a zjistěme, které z nich je nejbezpečnější volbou.

1. Klíč pod rohožkou.

Není těžké uhodnout, že toto řešení nepatří k nejbezpečnějším, přesto jde o velmi rozšířenou praxi v rozptýlených apartmánech. Host přijíždějící do apartmánu má okamžitý přístup ke klíči, což je bezesporu výhodou, ale co bezpečnost?

Tento způsob vyvolává mnoho pochybností spojených s krádeží nezabezpečených klíčů či možností jejich zhotovení. Ani majitelé objektu, ani hosté se nemohou cítit zcela bezpečně.

2. Schránky na klíče.

Jde o jeden z nejoblíbenějších způsobů samoobslužného přihlášení. V tomto případě je bezpečnost o něco vyšší, stále však zůstává možnost klíč zkopírovat.

Navíc kódy ke schránkám obvykle zůstávají stejné, takže osoby, které se v daném objektu zdržovaly dříve, mohou klíče snadno získat.

3. Ručně obsluhované elektronické zámky.

Toto řešení poskytuje vyšší bezpečnost než výše uvedené způsoby. Souvisí však i s omezeními, jako jsou:

• nízká kvalita zámků,

• generování dlouhých, obtížně zapamatovatelných kódů (obvykle více než 6 znaků),

• absence možnosti vzdáleně změnit kód nebo zablokovat přístup,

• absence přístupu k historii pobytů,

• absence možnosti kódy upravovat, prodlužovat či zkracovat dobu jejich platnosti.

Každé z výše uvedených řešení plní svou úlohu v menší či větší míře, nicméně ponechává mnoho otazníků. Je také obtížné je nasadit v hotelích či aparthotelech. Lze tedy použít řešení, které se osvědčí ve větších objektech a zajistí hostům jak pohodlí, tak bezpečnost?

Automatizace recepce s využitím elektronických zámků

Odpovědí jsou řešení umožňující nepřetržité řízení systému přes internet. Nástroje, které umožňují generovat krátké kódy, jež po ukončení pobytu hosta v hotelu či apartmánu expirují.

Elektronické zámky se vzdálenou obsluhou umožňují majitelům objektů či pracovníkům recepce vzdáleně spravovat a kontrolovat příslušné kódy — kontrolovat historii pobytů a vyřizovat speciální přání hostů, jako je zkrácení či prodloužení pobytu.

Na trhu je k dispozici mnoho řešení, která promění smartphone klienta ve virtuální klíč. To však vyžaduje instalaci aplikace hostem, což se ne vždy setkává s nadšením. Existují také systémy využívající tokeny, tedy kódy pro otevření dveří, které klienti obdrží e-mailem nebo SMS. Často však jde o kombinaci alespoň sedmi znaků, což znesnadňuje zapamatování.

Naštěstí v mnoha případech (např. když objekt využívá řešení SetPin) není třeba systém integrovat se speciálními zařízeními pro hosty a hosté si nemusí instalovat aplikaci. Všechny nezbytné informace spolu s krátkým, 4místným kódem obdrží v e-mailu a SMS, které systém odesílá automaticky. Kontakt s recepcí tak není vyžadován.

Jak vypadá proces odhlášení z objektu?

Zámky na kód jsou bezpečnější i ve chvíli odhlášení. Dočasné kódy po ukončení pobytu hosta expirují, takže opětovný vstup se stejnou kombinací znaků není možný. Pro další hosty se generují nové kódy.

V případě schránek či ponechání klíčů pod rohožkou správci apartmánů žádají o ponechání klíče v poštovní schránce nebo kódové schránce. Opět platí, že osoby znající proces odhlášení a kód ke schránce mají k klíčům snadný přístup, což staví bezpečnost pod otazník.

Zavedení elektronických zámků navíc eliminuje riziko ztráty klíče, takže případné chyby hostů negenerují dodatečné náklady.

Zlepšení kvality obsluhy

Jedním z hlavních argumentů, proč se zástupci hotelového odvětví obávají zavedení samoobslužného přihlášení, je nedostatek interakce s hosty.

Obáváte se, že samoobslužný check-in negativně ovlivní vztah s osobami ubytovanými ve vašem objektu? Vůbec ne. Příjemný a vždy nápomocný personál může na hosty udělat dobrý dojem kdykoliv. Všimněte si, že hosté přijíždějící do hotelu bývají unavení a poslední, na co mají náladu, je vyplňování formulářů.

Ze šetření provedeného společností SOTI vyplývá, že 66 % současných spotřebitelů volí technologie umožňující samoobsluhu.

Hosté jistě ocení možnost samoobslužného přihlášení, když dorazí v nestandardní době. Podobně je tomu u odhlášení, když spěchají a nemají čas na další formality. Nezapomínejte také, že ne každý chce vstupovat do interakce s personálem hotelu či apartmánu. Část lidí se chce co nejrychleji dostat do pokoje bez nutnosti další konverzace.

Vynechání prvního kontaktu s hosty překračujícími hotelový práh nemusí negativně ovlivnit celkové vnímání objektu. Pomyslete na osoby, které tráví na cestách několik měsíců v roce a mají kontaktů s lidmi víc než dost. Pro ně je vynechání recepce luxusem, protože se nemusejí nutit do rozhovorů s recepčním, na které nemají náladu.

Navíc pro osoby v neustálých služebních cestách je hotel jen zastávkou. Neočekávají tedy zvláštní „zážitek“ a personál vítající je ve dveřích. Hotel pro ně není místem cílového odpočinku, ale jen přestávkou na cestě.

Z pohledu hostů představují samoobslužné přihlášení a odhlášení a možnost vyhnout se frontám na recepci přidanou hodnotu. Mizí i případná jazyková bariéra.

Obsluha se soustředí na to podstatné: spokojenost hostů

Samoobslužné přihlášení a odhlášení neznamená absenci zákaznické podpory. Toto řešení eliminuje byrokracii, z čehož těží obě strany. Snižují se i náklady na recepci, neboť celodenní recepcepřestává být nutností.

Navzdory zdání má personál více času na péči o hosty, poznání jejich potřeb, zvýšení komfortu a rychlou reakci na neplánované události. Recepce tak plní své hlavní úkoly, jako je poskytování personalizovaných služeb či sdílení tipů na místní atrakce. Obsluha má také více času na krátké rozhovory s hosty, kteří si cení osobního kontaktu s personálem.

Jednou z hlavních výhod pro hotely je eliminace front na recepci, které se často objevují v hlavní sezóně.

Samoobslužný check-in jako odpověď na potřeby hostů

S rozvojem technologií se mění potřeby spotřebitelů, které by hotely a majitelé apartmánů neměli podceňovat. Nabídka služeb přizpůsobených moderním cestovatelům umožní ubytovacím objektům zůstat konkurenceschopnými.

Pro mnoho hotelových hostů je tradiční proces přihlášení úmornou procedurou, kterou by rádi vynechali. Dnešní hosté si cení svobody volby a flexibility při cestování. Možnost přihlásit se v hotelu či apartmánu kdykoliv neomezuje jejich plány. Mohou tak objekt využít vlastním tempem, bez spěchu a bez front na recepci.

Stále více letišť zavádí automatizaci odbavení, používáme také aplikace na objednávání taxi — proč by to v hotelech mělo být jiné?